Dispute Policy

If a complaint is raised about our certification services or clients, we treat this seriously. All complaints and conflicts arehandled in accordance with our Policy.

The purpose of this policy is to describe and regulate the way that disputes are handled by Hosting In SA (Pty) Ltd that are related to Hosting In SA (Pty) Ltd clients or activities. Disputes are divided into two  broad categories  –  complaints  and  disputes.  Disputes are raised  by clients   or   applicants   against   Hosting In  SA  (Pty)  Ltd online products, including web media services.  Complaints  are  any  other  disputes  raised by  any members, clients or applicants.

In the case of complaints against the actions of a Hosting In SA (Pty) Ltd debited client, the complainant should first attempt to resolve the issue directly with the Customer Service department of Hosting In SA (Pty) Ltd. All information pertaining to the client’s debit order, from Hosting In SA (Pty) Ltd may be required, prior to contacting Hosting In SA (Pty) Ltd.

Hosting In SA (Pty) Ltd keeps a record of all disputes and remedial  actions  related  to  Hosting In SA (Pty) Ltd activities, takes appropriate action and documents the action taken and its effectiveness. In the event that internal non-conformities related to Hosting In SA (Pty) Ltd policies or procedures are  identified  during  the  review process,  corrective  action  will  be  implemented  to address  the  non-conformity.  Submission, investigation and decision on disputes do not result in any discriminatory actions againstthe disputing entity. The procedure  below  is  followed upon  receiving  any  dispute.  The Sales Manager is overall responsible for the implementation of this procedure.

  1. Hosting In SA (Pty) Ltd commits to process any disputes whether via email or telephone and recommends that any disputes are submitted via telephone on [031] 401-1359 or [032] 541-0212. Received  disputes  will be  distributed to the  relevant Manager and to the Quality Manager. In case the dispute is  presented in relation to activities of Hosting  In  SA (Pty)  Ltd legal entities, the dispute will be forwarded directly to Hosting In SA  (Pty)  Ltd.’s Managing Director.
  2. Immediately (within 7 days after a dispute is received), Sales Manager or Quality Manager register the received dispute in the Dispute Log in the Hosting In SA (Pty) Ltd database.
  • Quality Manager is responsible for coordination of the dispute resolution process including steps described below.

Hosting In SA (Pty) Ltd staff is designated to communicate to a disputing party about the resolution process and decisions.   Dispute   resolution   team, which can consist of Hosting In SA (Pty) Ltd  staff,  Impartiality  Committee  members or external    experts who    are    not    involved    in    Hosting    In    SA    (Pty)    Ltd online products, including web media services related to the dispute  and  don’t  have conflict  of  interest  in  line  with  Hosting In  SA  (Pty)  Ltd  policy  is  designated  to  resolve the  dispute. Relevant Hosting In  SA  (Pty)   Ltdinternal   experts   are involved in the dispute resolution (e.g. if  the legality  issues  are  affected  by  the  dispute,  Hosting In SA (Pty) Ltd legality team shall be consulted).

  • Hosting In SA (Pty) Ltd designated staff will provide initial response to disputing party, including an outline of the proposed course of action to follow up on the dispute within   7  days  of  receiving  the  dispute.  Hosting In SA (Pty) Ltd designated  staff is also  encouraged to discuss complaints directly with complainants by phone and try to address them at this stage. In case of a verbal conversation, it shall be followed up by a written summary via email.
  • Hosting In SA (Pty) Ltd designated staff will keep the disputing party informed of progress in evaluating thedispute, investigate the  allegations  and  specify  all  proposed  actions  in  response  to  the  dispute  within  10 days  of  receiving the  dispute.  In case of  complaint against a debit order, Hosting In SA (Pty) Ltd will provide a written mandate relating to terms and conditions of sale. Hosting In SA (Pty) Ltd will deal with such situations expeditiously and professionally with a priority on fairness to the  certified  operation  and  the  disputing  party  and  protecting  the  credibility ofHosting In SA (Pty) Ltd.
  • If the disputing party is not satisfied with Hosting In SA (Pty) Ltd response, it may provide Hosting In SA (Pty) Ltd the amount to be refunded in client’s account to cover the costs and client is to be deleted from Hosting In SA (Pty) Ltd database. The  process  of  handling  a  dispute  is  recorded  by  Hosting In SA (Pty) Ltd   designated staff in the Dispute Log including investigation process and decision.